Análisis y estructuración de procesos contables aplicados a las cuentas por cobrar en el departamento de contabilidad de la empresa Artglass S.A., ubicada en la Ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas en el año 2014

Abstract

Artglass S.A. es una empresa dedicada a comercializar e importar perfiles de aluminio, planchas de vidrio y accesorios, las principales fuentes de ingreso de la empresa son: la línea de distribución que comercializa productos y la línea de obras que fabrica estructuras en aluminio y vidrio. Los problemas más relevantes de la empresa son los siguientes: las ventas a crédito representan el 70% de las ventas totales en la empresa ARTGLASS S.A., este porcentaje es considerable e importante para el giro del negocio y aquí se detectó jineteo de las cancelaciones las cuentas por cobrar no todas habían sido registradas y canceladas a tiempo, esto se debe a la carencia de una política de crédito y cobranza. También se detectó la falta de seguimiento de cartera por parte del departamento contable ya que no existe el proceso escrito de las cuentas por cobrar aplicadas a este departamento. La empresa maneja por una parte los créditos y cobranzas en el departamento de distribución y por otra parte la conciliación de las cuentas por cobrar en contabilidad, pero no existen informes entre los dos departamentos que permita verificar la información y al no haber una comunicación adecuada entre estos dos departamentos, se dificulta el control adecuado y oportuno de los clientes. Otro problema es que el sistema contable usado hasta el 31 de diciembre del 2014 no contaba con las herramientas necesarias para controlar los saldos de los clientes ya que aquel sistema tenia falencias en la información como por ejemplo: Los reportes como el estado de cuenta de clientes y los saldos pendientes de clientes no coincidían entre sí, además el reporte de estado de cuenta no mostraba todas las notas de crédito por devolución de inventario que generan un saldo a favor del cliente, sin embargo contablemente si se encontraba registrada, esto sucedía cuando la factura a la cual se realizaba la devolución se encontraba cancelada en su totalidad, estos son algunos ejemplos de los varios errores que daba el sistema Alpwin y al no obtener solución del proveedor durante los años de uso se lo considero poco confiable para un adecuado control de las cuentas por cobrar, así como para la toma de decisiones de los socios de la empresa como para aquellos usuarios externos de la información, ya que la información a los estados podría ser considerada dudosa. Se adquiere otro sistema contable a partir de enero del 2015 del cual se necesita crear los procesos ya que no existen.