Diseño de un manual de procedimientos administrativos para Enlacel distribuidor autorizado de Claro

Abstract

El presente trabajo de titulación tiene como finalidad el diseño de un Manual de Procedimientos Administrativos de “Enlacel” distribuidor autorizado de Claro, para lo cual se realizó un levantamiento de todos los procesos de la empresa, detallando cada actividad que se realiza dentro de ellos y los recursos que se necesita. Dichos procedimientos fueron transcritos utilizando la herramienta de Microsoft Excel con formatos elaborados con las normas de diagramación ASME que permitió recopilar la información de los procedimientos con detalles como: tiempo de duración, actividades, archivos, transporte y verificación. Se logró obtener un inventario de los principales procedimientos para lo cual se hizo una análisis exhaustivo de cada uno de ellos que como resultado arrojaron procedimientos deficientes que se ejecutaban con duplicidad, errores y períodos de tiempo largos porque no tenían un control ni una guía, por esto se realizó una lista de procedimientos críticos los cuales fueron revisados y analizados para diagnosticar los problemas y sugerir modificaciones que estén acorde al cumplimiento de su objetivo. El análisis permitió separar lo que se debe y no se debe hacer en las actividades por lo que se sugirió modificaciones como: creación de actividades que ayuden a optimizar y controlar el procedimiento, mejora en tiempo, ejecución y eliminación de actividades innecesarias que entorpecían su ejecución. Los procedimientos con las modificaciones se diagramaron mediante la herramienta macro de OM Explorer, posteriormente se muestra la optimización del procedimiento detallando las actividades creadas, modificadas y mejoradas, se sugiere indicadores de gestión para el control de las mismas. Para saber el impacto que tendrá la implementación del manual de procedimientos se realizó una encuesta diagnóstico, lo que permitió realizar una capacitación acerca del manual de procedimientos que se va a implementar y posteriormente se realizó una nueva encuesta y evaluación que dio como resultado información que ayudó para aclarar los objetivos de la investigación. Los indicadores de gestión se generaron con el fin de controlar el cumplimiento de los procedimientos, la eficiencia y eficacia en la realización de las actividades y para los jefes como instrumento de medición del desempeño.