Manual de control interno con el fin de optimizar los procedimientos contables, en la compañía de transporte pesado Julio Moreno Espinoza Cía. Ltda., Santo Domingo, periodo 2015

Abstract

En el presente siglo, la movilidad de personas y carga constituye una de las necesidades más importantes de la integración comercial. El servicio de transporte pesado se encarga de la movilización de los diferentes productos requeridos por los clientes de los diferentes segmentos de mercados ya sean locales o regionales. Actividad logística que es parte importante dentro de la cadena comercial de las diferentes organizaciones para colocar los productos en los sectores o zonas donde son demandados por los diferentes tipos de consumidores. La Compañía Julio Moreno Espinoza Ltda. viene laborando desde hace más de cinco años en el Cantón Santo Domingo, como operadora de transporte pesado facilitando la movilidad de productos entre las regiones Costa y Sierra y viceversa, los mismos que atienden las diferentes necesidades alimentarias básicas de productos como plátano, yuca, frutas tropicales, maderas, materiales diversos, mudanzas y otros. Actividad referencial para la creación de la organización y que es objeto del proceso de investigación académica. La compañía está constituida por socios que no buscan el redito conjunto, más bien lo realizan de forma individual, en virtud de que todos ellos se asocian por normativa legal, más no por buscar el crecimiento y desarrollo asociativo que la Ley de Economía Popular y Solidaria les brinda. Esto hace que los principios y procedimientos corporativos sean descuidados y solamente lleven adelante sus actividades comerciales, esto es, abastecer al mercado de la región sierra de productos propios de la región, con los cuales operan. Esta forma de llevar adelante las actividades de transporte de carga pesada hace que la generación de rentabilidad económica para la compañía sea desatendida y, por ende, los procesos institucionales son poco importantes para los asociados, los cuales únicamente cumplen con el aporte de reducidas cantidades de activo circulante para cancelar las obligaciones laborales de recurso humano que presta los servicios administrativos contables y las obligaciones tributarias que son generadas por la naturaleza de la organización. Las prestación de servicios de transporte de carga pesada hoy en día está sujeta a nuevas políticas de trabajo que exigen el asociarse y laborar bajo procesos jurídicos que imponen el cumplimiento de nuevas obligaciones legales, las cuales se han convertido en exigencias que significan nuevas imposiciones económicas que van en contra de dicho sector, a ello se debe sumar los altos costos de los repuestos y mantenimiento y los bajos precios de dichos servicios. La empresa no dispone de contratos para la prestación de los servicios de transporte, ocasionando la pérdida de liquidez, actividad y rentabilidad, debido a que no se cuenta con una herramienta gerencial que incorpore los procedimientos que se deben cumplir técnicamente para brindar dicho servicio a los diferentes clientes y/a la vez, establecer los controles internos que permitan crear el escenario legal y técnico para recuperar los valores confiados a terceros por la prestación de los diferentes servicios y, por ende se descuida la optimización de los procesos contables que deben observar. Todo ello ha generado desfases económicos en virtud de que los socios entre otras situaciones no cuentan con un manual de procedimientos que norme la prestación de los diferentes servicios de transporte de carga pesada (facturar), lo cual ocasiona la reducción de la generación de ingresos económicos (activo circulante) para los intereses de los accionistas, al mismo tiempo se generan desajustes en los procedimientos contables, lo cual impide el crecimiento económico de los asociados y, por ende el aumento permanente de la cartera corporativa de la compañía. Al llegar a estimar que en caso de no implementarse el manual de control interno para la prestación de los servicios logísticos, la compañía continuaría dejando de percibir importantes ingresos económicos y los valores generados por la prestación de los servicios de transporte de carga pesada correrían el riesgo de no ser recuperados y, por lo tanto, la cartera vencida de la empresa se incrementaría en forma significativa, llegando a alcanzar escenarios donde la compañía corra el riesgo de perder su capacidad operativa desde la óptica legal y técnica.